Une entreprise de services financiers a réduit de 70% le temps de traitement des factures et éliminé les erreurs manuelles
INV-8842 — Norvale Packaging
Rapproché du PO-4471, $9,340
INV-8851 — Vexler Polymer
Écart de montant signalé
INV-8860 — Brightline Freight
Codé automatiquement, en attente d’approbation
Le défi
L’équipe chargée des comptes fournisseurs ouvrait manuellement les pièces jointes des e-mails, encodait les données des factures dans l’ERP, rapprochait les postes des bons de commande et transmettait les demandes d’approbation par des chaînes d’e-mails. Le traitement d’une seule facture prenait 15 à 20 minutes. Les erreurs de saisie entraînaient des retards de paiement et tendaient les relations avec les fournisseurs. Les clôtures de fin de mois accusaient régulièrement deux jours de retard.
Ce que nous avons développé
Nous avons créé un pipeline d’automatisation qui extrait les données des factures depuis les pièces jointes aux e-mails et les PDF numérisés à l’aide de l’OCR et d’un modèle de classification basé sur l’IA. Les champs extraits sont validés par rapport aux bons de commande dans l’ERP. Les écarts sont signalés afin d’être vérifiés par un collaborateur ; les factures sans anomalie sont automatiquement transmises dans la chaîne d’approbation selon les seuils de montant et les règles du département. Les factures approuvées sont mises en attente de paiement avec une piste d’audit complète.
Comment nous y sommes parvenus
Extraire et valider
Mise en place de l’OCR et de la classification pour extraire les données des factures à partir des pièces jointes aux e-mails et des PDF numérisés.
Rapprocher avec les bons de commande
Rapprochement automatisé des postes avec l’ERP, en signalant uniquement les véritables écarts.
Automatiser les approbations
Les factures sans anomalie ont été acheminées selon des règles d’approbation basées sur le montant et le département, avec des pistes d’audit complètes.
Résultats
Le temps de traitement des factures a diminué de 70 %. Les erreurs de saisie manuelle ont été éliminées. La clôture de fin de mois, auparavant effectuée avec deux jours de retard, respecte désormais le calendrier. L’équipe des comptes fournisseurs a été réaffectée de la saisie de données à la gestion des relations avec les fournisseurs et au traitement des exceptions.
Services utilisés dans le cadre de cette mission
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